Tổ chức sự kiện cho logistics

Đằng sau mỗi chương trình thương mại, sự kiện quảng cáo, B2B hội chợ, và pop-up extravaganza bán lẻ đứng một đội ngũ các chuyên gia logistics có tay nghề cao.

Các đội hậu cần dàn xếp các sự kiện quy mô lớn không chỉ quen với việc làm chủ những thách thức ngành công nghiệp hàng ngày như chỉ trong thời gian giao hàng, quản lý tài nguyên hiệu quả và phối hợp một đội ngũ lớn các máy động lực và máy nghe. Họ cũng là những chuyên gia trả lời các câu hỏi hóc búa mà làm cho tất cả các chương trình và sự kiện một trải nghiệm đặc biệt.

Tổ chức các tài liệu cho một chương trình thương mại là khoảng hơn chọn lên các lô hàng tại điểm A và phân phối chúng đến điểm B. Nó đòi hỏi phải qua Ts phiền hà và nằm rải rác không thể tránh khỏi là.

Chỉ cần yêu cầu các chuyên gia logistics triển lãm thương mại tại JSI, một hậu cần quốc tế và các dịch vụ chuỗi cung ứng công ty có trụ sở tại Burlingame, California. JSI xử lý hậu cần liên quan đến sự kiện tiếp thị mặt đối mặt, đặc biệt là đối với thị trường công nghệ cao. Đối với các công ty lớn hơn, mà có thể có nghĩa là hàng chục sự kiện mỗi năm. Để làm tốt công việc, JSI phải sắp xếp liền mạch với tiếp thị khách hàng của mình và đội hậu cần nội bộ.

Điều đó bắt đầu với một đánh giá của các lịch trình triển lãm hàng năm. Một khi các chương trình và triển lãm đã được xác định, JSI kiểm tra tất cả các gói triển lãm, trong đó giữ manh mối đầu tiên với những thách thức cá nhân nhúng trong mỗi chương trình.

"Gói triển lãm gây nên toàn bộ kế hoạch, giải thích:" Scott Berlin, phó chủ tịch toàn cầu JSI của bán hàng và tiếp thị. Nó vạch ra tất cả các chi tiết, bao gồm cả thông số kỹ thuật vận chuyển hàng hóa  và thời hạn thả chết cho các hợp đồng và thanh toán.

Ngay cả các gói triển lãm đơn giản nhất có chứa phức tạp mà có thể trốn tránh nhóm tiếp thị và hậu cần của riêng của một triển lãm. Một chuyên gia trong chương trình thương mại dịch vụ hậu cần, tuy nhiên, biết đâu các bãi mìn tiềm năng có thể nói dối. Ví dụ, các gói cho các cuộc triển lãm, chẳng hạn lớn như CES cho thấy công nghệ cao tại Las Vegas có thể được đo bằng pound, hơn ounce.

"Nhiều nhà triển lãm, đặc biệt là những người mới cho thương mại cho thấy, không biết những gì cần tìm kiếm trong các gói triển lãm," ghi chú Berlin. "Chúng tôi biết những lá cờ màu đỏ, và chúng ta có thể giúp họ điều hướng quá trình."

Với lá cờ đỏ trong tâm trí, JSI đáp ứng với khách hàng để xem xét các gói triển lãm, và xác định các sự kiện quan trọng và thông số kỹ thuật có thể làm phức tạp vấn đề. Đây cũng là một cơ hội cho JSI để giáo dục khách hàng về cách một thất bại để phù hợp với thông số kỹ thuật vận chuyển hàng hoặc tiến độ giao hàng có thể bị phạt nặng hay thậm chí tồi tệ hơn.

"Đó là một việc lớn, nếu chúng ta không có được tài liệu để hiển thị đúng thời gian, bởi vì sự kiện này có thể đất hàng triệu khách hàng của USD trong hợp đồng," Berlin nói.

Đối với rất nhiều chương trình, giao hàng dự kiến ​​đến giờ quý chính xác, làm cho hậu cần vận tải đặc biệt khó khăn.

"Strictly tôn trọng nào được công bố di chuyển trong các chương trình tổ chức và di chuyển ra ngày và thời gian là quan trọng", Berlin nói. Trong thực tế, việc giao hàng và pickups được lên kế hoạch như vậy chính xác là xuất hiện tại một bến bốc quá sớm có thể dẫn đến một ý nghĩa hình phạt như có thể đến trễ.

Thật không may, không phải mỗi phút có thể được sử dụng một cách hiệu quả. Tại một số chương trình lớn, xe giao hàng có thể nghẹn các điểm truy cập, nghĩa là trình điều khiển được trả cho nhích qua một đường tại tốc độ của một người đi bộ. "Đôi khi điều khiển chờ đợi trong hàng đợi trong nhiều giờ," Berlin nói. "Nó không phải bất thường cho 50 hoặc 60 xe tải để được xếp hàng để lấy lên hoặc xuống xe tại các show diễn lớn nhất."

Đối với các chủ hàng mới cho chương trình thương mại trưng bày, thực tế này có thể dẫn đến những bất ngờ khó chịu. "Họ cần phải nhận thức được rằng họ có thể phải trả phí thêm," Berlin giải thích, chú ý là sự xuất hiện muộn của vật liệu có thể dẫn đến một khoản phụ phí cao như 30 phần trăm. Và trình điều khiển có thể cần phải làm thêm giờ được trả cho giờ làm việc ngồi trong dòng.

Khi JSI có lịch triển lãm trong tay, nó có thể bắt đầu tổ chức các dịch vụ hậu cần gắn với di chuyển vật liệu chương trình từ một trang web khác. Với mạng lưới các cơ sở kho hàng toàn cầu, JSI có thể lưu trữ các gian hàng và trang thiết bị chiến lược. Nếu một màn hình được đặt cho Minneapolis, Atlanta, và San Diego, cửa hàng JSI nó tại kho hàng gần nhất với điểm đến tiếp theo, hơn là giao nó lại cho khách hàng cơ sở-một lợi ích mà giảm thời gian chì, giảm thiểu chi phí vận chuyển, và giúp tiết kiệm hàng tiền.

JSI cũng phối gói vận chuyển từ các cơ sở khách hàng. Khi nhân JSI nhặt những gói này, họ bác sĩ thú y chúng một cách cẩn thận để đảm bảo hộp được ghi âm sẵn và ghi nhãn theo đúng hướng dẫn. Khi chúng không, JSI làm cho điều chỉnh thích hợp, đôi khi ghi nhãn lại container để tránh nhầm lẫn ở điểm đến cuối cùng của họ, hoặc thậm chí đóng thùng thiết bị mà không có khả năng chịu được những cuộc hành trình trong một hộp tiêu chuẩn. Nó không phải bất thường cho JSI hoa hồng một thùng tùy chỉnh cho các hạng mục quá khổ hoặc dễ vỡ.

Siêng năng như vậy là cần thiết, bởi vì một số nhà quản lý trang web của sự kiện có thể từ chối thụ lý gói không đáp ứng thông số kỹ thuật. Điều đó có nghĩa là các vật liệu có thể không bao giờ làm cho nó vào phòng triển lãm.

Tuân là đặc biệt quan trọng tại các triển lãm quốc tế, nơi mà thông số kỹ thuật thay đổi đáng kể từ quốc gia này sang quốc gia và một đồ vỏ các vấn đề pháp lý và văn hóa đi vào chơi.

Một vấn đề thường gặp là tài liệu tiếp thị. "Chúng ta đôi khi cần phải gửi tài liệu tiếp thị để triển lãm thương mại tổ chức khá dài trước ngày sự kiện để có thời gian cho chính phủ để xem xét thêm," Berlin nói. Một số quan chức sẽ được trên Lookout cho thông điệp chống chính phủ; những người khác, trong đó có nhiều nước có truyền thống Hồi giáo, sẽ muốn đảm bảo rằng không có hình ảnh phản cảm về văn hóa -bottles rượu, hoặc thể hiện thiếu tôn trọng của kinh Koran -là hiển thị.

Triển lãm nên dành nhiều thời gian cho quá trình này, vì thiếu thời hạn có thể vô hiệu hóa tất cả các chuẩn bị kết hợp với một chương trình quốc tế.

Một vấn đề hậu cần phức tạp xoay quanh việc tuân thủ hải quan ở các nước khác nhau. Đội hậu cần cần phải được nghiêm chỉnh chu đáo với các quy tắc và quy trình của các chính phủ. Bất kỳ vấn đề với tài liệu có thể có nghĩa rằng, ngay cả khi nguyên liệu của công ty làm cho nó vào nước này, họ không thể làm cho nó trở lại trong thời gian cho các sự kiện khác, hoặc ở tất cả. Đối với triển lãm, những người cần các tài liệu này tại triển lãm khác, điều này có thể đặc biệt có vấn đề.

Để đảm bảo rằng các tài liệu hiển thị qua biên giới thông suốt và không bị chịu thuế-nhất triển lãm quốc tế làm việc dựa vào các công ty logistics của mình để hoàn thành và nộp Carnets, có chức năng như hộ chiếu tạm thời cho hàng hóa.

"Một Carnet itemizes tất cả mọi thứ một triển lãm được đưa vào và ra của một chương trình thương mại, chẳng hạn như máy tính xách tay và máy chiếu," Berlin giải thích.

Tất cả mọi thứ được liệt kê trong Carnet đi vào THUẾ và nước miễn thuế-mặc dù loại trừ này không áp dụng cho bất kỳ mục bị bỏ lại phía sau như quà tặng. Thanh tra tại các điểm xuất cảnh có thể kiểm tra hàng tồn kho của một Carnet để đảm bảo rằng tất cả các mục, đặc biệt là công nghệ đang trở lại với nguồn gốc của nó. Ở một số nước, thiết bị máy tính được xem xét kỹ lưỡng mãnh liệt-đôi khi để bảo vệ thị trường trong nước, đôi khi kiểm soát thông tin.

Một số quốc gia và chương trình hành những lời khuyên nhủ nghiêm ngặt về những nỗ lực để tay mang tài liệu vào chợ thương mại. Điều đó có nghĩa là một đại diện không thể đến đúng trang web với một hộp tài liệu quảng cáo chỉ cần ra khỏi máy ép, hoặc một thùng quà lưu niệm mà bỏ qua quá trình phê duyệt chính thức.

Với rất nhiều phức tạp lúc chơi, đội hậu cần cần phải chắc chắn rằng họ có các quy trình để giám sát mọi yêu cầu thủ tục giấy tờ và mỗi thời hạn ra lờ mờ. "Đó là điều cần thiết để có nhiều kiểm tra trên đường để đảm bảo mọi thứ được xử lý một cách chính xác," Berlin nói.

CÁC CHUYÊN GIA TRIỂN LÃM

Đối với Tim Naegelin, một người quản lý sự kiện có trụ sở tại của Công ty Boeing St. Louis tiền đồn, những câu hỏi bức xúc luôn: tháng gì đó, và những gì đất nước tôi vào?

Đó là vì ông có kế hoạch 12-15 kiện cho dòng sản phẩm quân sự của Boeing năm. Sự kiện có thể ở Seattle hay Sydney, Frankfurt, Đức hoặc Frankfort, Kentucky. Ông bắt đầu lên kế hoạch cho các sự kiện mùa thu trong mùa xuân, và các sự kiện mùa đông trong mùa hè. "Tôi luôn luôn sống trong tương lai," Naegelin nói.

Naegelin làm việc với một đội ngũ nhân viên rộng lớn của sự kiện, khoảng tám người trong số họ mang một tải sự kiện tương tự, với tổng số hơn 100 show hàng năm. Đây có thể được làm nhỏ như một hội chợ chiều hướng để đồng quân sự cấp cao, hoặc một extravaganza kéo dài một tuần lên tới đỉnh điểm trong một triển lãm hàng không. Nhiều sự kiện là hội chợ thương mại, thu hút nhân viên quân sự từ khắp nơi trên thế giới.

Naegelin và nhóm của ông bắt đầu bằng cách xem xét từng khán giả của chương trình mục tiêu, địa điểm, và tính cách cá nhân. Các CES show-nơi vui chơi giải trí và thiết kế là một phần của fun- đòi hỏi một chút về đèn flash, trong khi các chương trình phục vụ riêng cho quân đội ra quyết định có xu hướng hạn chế hơn.

"Lập kế hoạch làm việc nhóm với nhau để quyết định trọng tâm của triển lãm," Naegelin giải thích.

Tập trung đó sẽ xác định cách hiển thị hiện có được tùy chỉnh, hoặc, nếu cần thiết, làm thế nào một cái mới được thiết kế lại từ đầu. Nhóm nghiên cứu xác định các mô hình máy bay này sẽ được hiển thị-một quyết định gây ra hành động ngay lập tức. Danh sách này được vội vã đến một điều phối viên trong nhà hậu cần người bảo lưu các mô hình, cũng như bất kỳ bàn, quầy, hoặc thiết bị cần thiết để hiển thị.

Một số mô hình có kích cỡ đến đậu trên một máy tính để bàn. "Những người khác treo từ trần nhà với sải cánh dài 10-foot," Naegelin ghi nhận.

Các chương trình lớn hơn đôi khi đòi hỏi sự hiện diện của máy bay thực tế. Một khi chúng được đặt, trách nhiệm cho họ bay đến sự kiện này thuộc về bộ phận khác. "Nếu đó là một máy bay trực thăng nhỏ hay một chiếc xe không người lái, chúng tôi gửi nó," Naegelin nói. "Toàn bộ trách nhiệm Một nhân viên của Boeing đang lên kế hoạch cho máy bay."

Danh sách các mô hình sẽ được hiển thị và thiết kế trưng bày tập trung dictate của chương trình, trong đó, lần lượt, mệnh lệnh hậu cần. Đối tác Boeing với những ngôi nhà trưng bày bên ngoài để thủ công, sản xuất, lưu trữ và hiển thị và đồ đạc đi kèm. Trong việc đưa cùng một triển lãm cá nhân, nhóm nghiên cứu rút ra từ một thư viện rộng lớn của các mô hình, bàn demo và quầy, biểu ngữ, bảng hiệu, và các nguồn tài nguyên nghe nhìn.

Tùy biến KINH NGHIỆM

Vẫn còn một yếu tố quyết định trong sự kiện hậu cần là vị trí địa điểm. Ví dụ, nếu các gian hàng Boeing đang đi du lịch để hòa đồng, mối quan hệ định hướng châu Âu, Naegelin và các nhà thiết kế có thể bao gồm một dịch vụ cà phê và một vài cái ghế phụ để thúc đẩy thoải mái trò chuyện. "Châu Âu không muốn tham gia vào các cuộc thảo luận kinh doanh ngay lập tức," Naegelin ghi nhận. "Điều đó đến sau. To-the-quan điểm của Mỹ, mặt khác, sẽ không nán lại hơn cà phê. Họ có thể muốn để có được xuống để kinh doanh trong một phòng họp gần đó. Không cần phải lo lắng về các dịch vụ cà phê cho họ nhưng- nó làm cho tinh thần để đảm bảo rằng các gian hàng bao gồm một số lĩnh vực mà chi tiết kinh doanh có thể được xem xét. "

Một khi thành phần của triển lãm được hoàn thiện, các mặt hàng được lắp ráp tại một vị trí trung tâm và được cử đi các trang web trưng bày của một tàu sân bay của bên thứ ba.

Như Naegelin nhìn thấy nó, hậu cần lên kế hoạch cho các sự kiện đòi hỏi một tư duy nào đó, một sự thích thú cho việc theo dõi các bộ phận chuyển động, và ái lực với đa nhiệm. "Thông thường, những người có được vào công việc này có một tài năng cho tổ chức," ông lưu ý.

CAO NĂNG LƯỢNG TỔ CHỨC EVENT

Brian Harvey, phó chủ tịch điều hành của doanh số bán hàng và tiếp thị cho New York dựa trên giao thông vận tải và hậu cần công ty Axis Global Logistics, biết tiếp thị không phải là những gì nó được sử dụng để được. Kết quả là, hậu cần phía sau bất kỳ loại mặt-đối-mặt-dù sự kiện tiếp thị một triển lãm thương mại, tài trợ cuộc biểu tình thể thao, hoặc đường phố lễ hội liên quan đến khả năng thích ứng, linh hoạt, và số tiền không nhỏ của sự khéo léo.

Được thành lập vào năm 1997, Axis tập trung vào hội nhập chuỗi cung ứng. Trong sự kiện của nó hoạt động hậu cần-đại diện cho khoảng 25 đến 30 phần trăm của doanh nghiệp-rằng nó có nghĩa là sẵn sàng để đưa vào chỉ là về bất kỳ nhiệm vụ. Sản xuất các biểu ngữ và dấu hiệu? Yep. Nhập kho giải khát dễ hư hỏng? Không có vấn đề gì. Tân trang xe trượt tuyết tươi từ một sự kiện? Xong.

Một số ngày càng tăng của các sự kiện thường xuyên của khách hàng Axis 'được bắt nguồn từ một khái niệm gọi là tiếp thị du kích-một cách tiếp cận để xây dựng lòng trung thành thương hiệu bằng cách dựa vào các sự kiện tương tác cao.

Những sự kiện cực đoan đòi hỏi nhiều hơn hậu cần, điều phối và quản lý hàng tồn kho so với một chương trình thương mại truyền thống bởi vì chúng liên quan đến địa điểm ít truyền thống. Họ có thể diễn ra ở cấp độ đường phố với không có bến cảng bốc hàng, và hỗ trợ tối thiểu từ một người quản lý sự kiện. Nó thuộc vào đội hậu cần để thu thập tất cả các mục cần thiết và nhận được chúng để trang sự kiện về thời gian.

Ngoài việc lưu trữ, bảo quản và vận chuyển vật liệu, Axis cũng mua chúng, tất cả mọi thứ từ các loại thực phẩm dễ bị hư hỏng để bóng đá, chơi game console, rau xanh đặt xách tay, và ghế xếp.

"Nhân viên của chúng tôi lấy nguồn các mặt hàng này, chú ý đến giá cả và số lượng," Harvey nói. Một công ty phân khu, Axis Source, thúc đẩy kết nối với máy in để bảo đảm giá cả thuận lợi trên các biển quảng cáo, biểu ngữ, và biển quảng cáo. Axis thậm chí tọa độ cài đặt của họ.

thương mại-show-2.jpg

Công ty tổ chức sự kiện hậu cần xử lý tất cả mọi thứ từ giao hàng thời gian quan trọng của thiết bị triển lãm thương mại để lưu trữ các gian hàng và cung cấp sau khi triển lãm.

Đối với tất cả dường như tự phát của họ, những sự kiện tương tác cực kỳ phải có kế hoạch mở rộng và phối hợp. Để thực hiện tất cả điều này xảy ra liên tục, Harvey thúc giục khách hàng để mời Axis để bàn sớm trong quá trình lập kế hoạch, trong khi các sự kiện và thiết kế vẫn còn nằm trên bản vẽ. Các công ty thích làm việc với khách hàng từ khi khởi đầu của một sự kiện để hậu quả của nó. Trong thực tế, sau này có thể mất nhiều thời gian và quy hoạch, chuẩn bị, bởi vì nó liên quan đến việc vận chuyển tất cả vật liệu cho một trong số kho có thể, sửa chữa các hạng mục bị hư hỏng, và cất lại dễ hỏng với sự tham gia tiếp theo trong tâm trí.

"Chúng tôi cố gắng để nhúng mình vào đầu của tiến trình, và trở thành một đối tác trong chuỗi cung ứng," Harvey cho biết thêm, một mối quan hệ gần gũi giúp Axis không chỉ phối hợp hậu cần, mà còn đóng góp những ý tưởng tiết kiệm chi phí.

Cơ hội lớn để giảm chi phí phát sinh với quản lý hàng tồn kho chiến lược. Mạng lưới rộng Axis 'kho khu vực cho phép các công ty để lưu trữ tài liệu với lịch triển lãm trong tâm trí. Ví dụ, một khách hàng có thể muốn đến giai đoạn một sự kiện mà kết hợp một số xe máy, DJ đứng, và ô dù bãi biển. Những chiếc xe máy đã được sử dụng cuối cùng ở California, và bây giờ được lưu kho gần đó. Trong khi đó, các DJ là viết tắt và ô dù là trung tâm sân khấu tại một sự kiện ở New Jersey.

Nhờ có một hệ thống quản lý kho hàng tích hợp với hệ thống quản lý giao thông vận tải, Axis luôn biết những gì là tồn kho trong một cơ sở lưu trữ cụ thể hoặc trên một chiếc xe tải. Các đội Axis cũng biết đó là mặt hàng được sửa chữa, mà cần một cái áo mới của sơn, và cần được thay thế-thông tin đó là rất quan trọng cho mục đích lập kế hoạch và lập ngân sách.

TRÌNH DIỄN NGẮN HẠN

Hợp tác chặt chẽ như vậy cũng là bắt buộc với một hình thức tinh vi của tiếp thị nghệ thuật quảng cáo: sự kiện pop-up. Chúng bao gồm tất cả mọi thứ từ thời trang giới hạn, tham gia cho thấy đến một cửa hàng-trong-một-cửa hàng. Pop-up sự kiện cho phép hai thương hiệu để gắn kết vì lợi ích chung. Ví dụ, một nhà thiết kế trang phục nhãn có thể ký hợp đồng với một cửa hàng để xem trước dòng mới của mình tại một sự kiện giới hạn thời gian. Khi trình diễn thời trang kết thúc, tất cả các dấu vết của sự kiện biến mất, và các sàn cửa hàng trở lại bình thường.

Mỗi năm, Axis xử lý khoảng 1.500 cửa hàng-trong-một-cửa hàng các sự kiện cho một nhãn mỹ phẩm độc quyền. Đó là một thách thức đáng kể trong việc quản lý hàng tồn kho. Để xử lý các sự kiện, Axis đã khu vực hoá tồn kho thành bốn khu vực khác nhau trên khắp đất nước.

Không chỉ Axis kho và vận chuyển tất cả các đồ đạc, bao gồm cả quầy, thảm, đồ họa đứng, và đèn chùm-nó làm việc với các cửa hàng máy chủ để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ được xử lý với gián đoạn tối thiểu.

"Chúng tôi mang lại cài đặt đội ngũ thợ mộc, thợ điện, và buôn để đặt thảm và làm việc trên các hệ thống điện, nếu nó cần thiết của chúng tôi," Harvey nói. Công ty này thậm chí còn sắp xếp để giao hàng hoa tươi và hiển thị.

Các đội Axis không rút lui vào bóng tối cho đến các địa điểm máy chủ đã ký tắt vào công việc họ đã làm. Sau khi mọi thứ được lắp ráp theo tiêu chuẩn, Axis bức ảnh các cửa hàng và các tập tin hình ảnh vì vậy khách hàng có thể xem lại bất cứ khi nào nó là thời gian để làm mới các thiết kế hoặc suy nghĩ lại về khái niệm. Axis cũng cung cấp một kho máy tính của tất cả các giấy tờ có liên quan, chẳng hạn như bản thiết kế, tài liệu bảo hiểm, và các hợp đồng-vì vậy khách hàng không bị ảnh hưởng sự căng thẳng của việc tạo ra các tài liệu giấy tờ.

"Phần khó nhất cho khách hàng của chúng tôi là mang lại tất cả các yếu tố với nhau," Harvey nói. By xử lý nhiệm vụ này, Axis không chỉ cung cấp một dịch vụ giá trị gia tăng, nó làm cho công việc riêng của mình dễ dàng hơn.

Không phải là dễ dàng hơn là dễ dàng. Như Harvey giải thích, hậu cần sự kiện liên quan đến việc xử lý sự cố luôn: "Bạn đang làm việc hướng tới kế hoạch A, nhưng đôi khi bạn phải đi đến kế hoạch B. Bạn đã đưa ra quyết định trên bay, và nhận được sáng tạo trên trang web."

Đó là sáng tạo giải quyết vấn đề, cùng với việc lập kế hoạch tỉ mỉ và lớn hình ảnh góc nhìn giúp các chuyên gia logistics kiện đảm bảo mỗi dự án là một thành công đáng nhớ.